Welche Software brauchen Vereine und Verbände?

Der Kern

• Mitgliederdaten mit Ein- und Austritten, Beitragsklassen, Familien
• Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung
• Kommunikation – Rundmails an Gruppen, mit Abmeldemöglichkeit
• Veranstaltungen mit Anmeldung und Teilnehmerliste

Die Besonderheit: wechselnde Ehrenamtliche

Anders als im Unternehmen wechselt die betreuende Person regelmässig – oft jährlich. Daraus folgt:

• Die Bedienung muss ohne Schulung verständlich sein
• Zugänge müssen sauber übergeben werden können
• Es darf kein Wissen geben, das nur eine Person hat
• Ein Export der Daten muss jederzeit möglich sein

Diese Anforderungen wiegen bei Vereinen schwerer als jede Funktionsliste.

Datenschutz nicht unterschätzen

Auch Vereine unterliegen der DSGVO. Häufig fehlt:

• Rechtsgrundlage für Fotos auf der Website
• Nachweis für Newsletter-Einwilligungen
• Löschkonzept für ausgetretene Mitglieder
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter

Standard oder individuell

Für die meisten Vereine reicht eine Standardlösung – es gibt gute und günstige. Individuell wird es bei Verbänden mit mehrstufiger Struktur (Bundes-, Landes-, Ortsebene), eigenen Wahl- oder Delegiertenverfahren oder angeschlossenen Fachgruppen mit eigenen Beiträgen.