Wann sollte man eine Excel-Lösung durch Software ersetzen?

Excel ist nicht das Problem

Tabellenkalkulation ist ein hervorragendes Werkzeug – für Berechnung, Auswertung und Prototypen. Zum Problem wird sie erst, wenn sie zur unternehmenskritischen Anwendung wird, ohne dass es jemand entschieden hat.

Die fünf Warnzeichen

1. Mehrere Leute, eine Datei

Sobald zwei Personen gleichzeitig arbeiten wollen, entstehen Kopien. Angebote_final_v3_NEU_Korrektur.xlsx ist der klassische Endzustand.

2. Niemand kennt den Stand

Wenn die Frage „ist das die aktuelle Version?" regelmässig gestellt wird, ist die Grenze überschritten.

3. Eine Person versteht die Formeln

Klassisches Personenrisiko. Fällt diese Person aus, steht der Prozess.

4. Kein Protokoll

Wer hat wann welchen Wert geändert? Excel beantwortet das nicht. Bei Preisen, Verträgen oder personenbezogenen Daten ist das ein echtes Problem.

5. Ein Fehler kostet Geld

Eine verrutschte Formel in einer Preiskalkulation fällt oft erst auf, wenn Angebote draussen sind.

Der günstige Zwischenschritt

Nicht jede Excel-Lösung braucht eine eigene Anwendung. Häufig genügt:

• eine Datenbank mit einfacher Oberfläche für die Erfassung
• Auswertung weiterhin in Excel, per Export

Das löst das Mehrbenutzer- und Versionsproblem zu einem Bruchteil der Kosten einer vollständigen Anwendung.

Was beim Umzug wichtig ist

Die Tabelle enthält meist mehr Wissen als jede Dokumentation: Sonderfälle, Ausnahmen, Regeln, die nie jemand aufgeschrieben hat. Vor dem Ersetzen sollte jemand die Datei mit der Person durchgehen, die sie gebaut hat. Sonst fehlt in der neuen Anwendung genau das, was die alte Lösung brauchbar machte.