Frage
Nachvollziehbar belegt
Fachwissen für digitale Entscheidungen
Wie wechselt man von Salesforce oder HubSpot zu einer eigenen Lösung?
Kurzantwort
Über den Datenexport des bestehenden Systems, in Schritten und mit Parallelbetrieb. Technisch ist der Export meist unproblematisch – beide Anbieter stellen ihn bereit. Aufwendig sind die Dinge daneben: Automatisierungen, angebundene Werkzeuge und individuelle Felder, die über Jahre gewachsen sind.
Was einfach ist
Der reine Datenexport. Kontakte, Firmen, Chancen, Aktivitäten und Notizen lassen sich in strukturierter Form herausholen.
Was Aufwand macht
Automatisierungen. Über Jahre gebaute Workflows, Auslöser und Benachrichtigungen. Sie sind nirgends dokumentiert und fallen erst auf, wenn sie fehlen.
Angebundene Werkzeuge. Newsletter, Formulare auf der Website, Terminbuchung, Support – jedes davon zeigt auf das alte System.
Individuelle Felder. Über Jahre entstanden, viele davon ungenutzt. Vor dem Umzug prüfen, welche wirklich gefüllt sind.
Berichte. Müssen neu gebaut werden.
Das Vorgehen
- Bestandsaufnahme, besonders der Automatisierungen und Anbindungen
- Ausmisten – welche Felder und Workflows braucht wirklich jemand?
- Testimport in die neue Umgebung
- Parallelbetrieb, mindestens einen Monat
- Umschalten der angebundenen Werkzeuge
- Altsystem lesend behalten, bis die Kündigungsfrist läuft
Was Sie vorher klären sollten
- Kündigungsfristen. Jahresverträge laufen oft mit Frist, ein Wechsel mitten im Jahr kostet doppelt.
- Datenexport im Vertrag. Prüfen, in welchem Umfang und wie lange nach Vertragsende ein Export möglich ist.
- Anhänge. Dateien werden häufig nicht mit dem Standardexport geliefert und brauchen einen eigenen Weg.
Der letzte Punkt wird regelmässig übersehen und fällt erst nach der Abschaltung auf.
Kernfakten
- Einfach
- Der Datenexport selbst
- Aufwendig
- Automatisierungen und angebundene Werkzeuge
- Häufig übersehen
- Dateianhänge und Kündigungsfristen