Frage
Nachvollziehbar belegt
Fachwissen für digitale Entscheidungen
Können bestehende Kundendaten in ein neues CRM übernommen werden?
Kurzantwort
Ja. Daten aus Excel, Outlook, einem alten CRM oder einer Datenbank lassen sich übernehmen. Der Aufwand liegt selten am Import selbst, sondern an der Bereinigung: Dubletten, uneinheitliche Schreibweisen und veraltete Einträge müssen vorher geklärt werden, sonst wandert das Durcheinander mit ins neue System.
Der übliche Ablauf
- Bestandsaufnahme – welche Quellen gibt es, wie viele Datensätze, welche Felder werden tatsächlich genutzt?
- Zuordnung der Felder – welches Feld der Quelle entspricht welchem Feld im neuen System? Hier entscheidet sich, ob Informationen verloren gehen.
- Bereinigung – Dubletten zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen, offensichtlich tote Datensätze aussortieren.
- Testimport – erst in eine Testumgebung, Ergebnis stichprobenartig prüfen.
- Echtimport – mit festem Stichtag und Rückfallmöglichkeit.
Der häufigste Fehler
Alles zu übernehmen, weil es vorhanden ist. Ein Adressbestand aus fünfzehn Jahren enthält meist einen erheblichen Anteil an Kontakten, die nie wieder gebraucht werden. Sie verlangsamen die Suche und verfälschen jede Auswertung.
Eine sinnvolle Grenze: Kontakte ohne jede Aktivität in den letzten Jahren werden archiviert, nicht importiert.
Datenschutz beim Umzug
Auch beim Umzug gilt die Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck weiter verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden. Der Wechsel des Systems ist kein neuer Zweck – aber ein guter Anlass, Löschfristen zu prüfen und umzusetzen. Werbeeinwilligungen müssen samt Nachweis mitwandern; ohne Nachweis darf der Kontakt nicht weiter beworben werden.
Kernfakten
- Übliche Quellen
- Excel, Outlook, Altsystem, SQL-Datenbank
- Hauptaufwand
- Bereinigung und Feldzuordnung, nicht der Import