Fachwissen für digitale Entscheidungen

Wie verhindert man Dubletten im CRM?

Kurzantwort

Durch Prüfung beim Anlegen, nicht durch Aufräumen hinterher. Das System sollte bei der Eingabe warnen, wenn E-Mail, Telefonnummer oder Firmenname mit Ort einem bestehenden Datensatz ähneln. Ergänzend hilft eine regelmässige automatische Suche nach Ähnlichkeiten – Dubletten entstehen trotzdem, nur seltener.

Warum Dubletten entstehen

Dieselbe Person schreibt einmal mit Firmen-, einmal mit privater Adresse
Der Firmenname wird unterschiedlich geschrieben: „Müller GmbH", „Mueller GmbH", „Müller Gesellschaft mbH"
Zwei Personen legen gleichzeitig denselben Kontakt an
Ein Import läuft zweimal

Was wirklich hilft

Prüfung beim Anlegen. Sobald eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingegeben wird, prüft das System und zeigt Treffer an. Das kostet den Benutzer eine Sekunde und verhindert die meisten Fälle.

Normalisierung. Telefonnummern in einheitlichem Format speichern, Rechtsformzusätze beim Vergleich ignorieren, Umlaute vereinheitlichen.

Regelmässige Ähnlichkeitssuche. Ein Lauf pro Monat, der Verdachtsfälle zur Prüfung vorlegt – nicht automatisch zusammenführt.

Warum nicht automatisch zusammenführen

Weil zwei ähnliche Datensätze manchmal zwei verschiedene Personen sind. Vater und Sohn im Familienbetrieb, zwei Standorte derselben Kette. Ein automatisches Zusammenführen zerstört Daten unwiederbringlich.

Beim Zusammenführen beachten

Welcher Datensatz führt, welcher wird eingegliedert
Historie, Aufgaben und Dokumente beider übernehmen
Werbeeinwilligungen: Die restriktivere gewinnt
Den Vorgang protokollieren

Vor dem Import

Der wichtigste Moment. Ein unbereinigter Import erzeugt in Minuten mehr Dubletten, als in Monaten von Hand entstehen.

Kernfakten

Wirksamste Massnahme: Prüfung beim Anlegen
Nie: Automatisch zusammenführen
Beim Zusammenführen: Die restriktivere Einwilligung gewinnt