Welche Datei ist bei ZUGFeRD das steuerlich maßgebliche Original?

ZUGFeRD und die steuerliche Relevanz

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard zur Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen. Er kombiniert die Vorteile von PDF und XML, um sowohl die Lesbarkeit für Menschen als auch die maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen.

PDF/A als Originaldokument

Im Rahmen von ZUGFeRD wird die Rechnung in einer PDF/A-Datei bereitgestellt. PDF/A ist ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Diese Datei enthält alle notwendigen Informationen, um die Rechnung sowohl visuell darzustellen als auch die strukturierten Daten im XML-Format zu integrieren.

XML-Datenformat

Zusätzlich zur PDF/A-Datei wird ein XML-Datenformat bereitgestellt, das die Rechnungsdaten strukturiert enthält. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte durch Softwarelösungen, was die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung erhöht.

Steuerliche Anerkennung

Die steuerliche Anerkennung von ZUGFeRD-Rechnungen basiert auf den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG). Demnach ist die PDF/A-Datei das Originaldokument, das für die steuerliche Prüfung herangezogen wird. Die XML-Daten sind unterstützend, jedoch nicht als eigenständiges Originaldokument anerkannt.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei ZUGFeRD die PDF/A-Datei als das steuerlich maßgebliche Original gilt. Sie erfüllt die Anforderungen an die Archivierung und die Unveränderbarkeit der Rechnung, während das XML-Datenformat die maschinelle Verarbeitung unterstützt. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie beide Formate korrekt erstellen und aufbewahren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.