Wie plant man Rechte und Rollen im CRM?

Ein Rollenmodell, das funktioniert

Drei bis fünf Rollen reichen fast immer. Wer zwölf Rollen anlegt, pflegt sie nicht.

Was oft übersehen wird

Auswertungen umgehen Rechte. Ein Bericht über alle Umsätze zeigt Zahlen, die die Person im Einzeldatensatz nicht sehen dürfte. Berichte brauchen eigene Rechte.

Export ist ein Recht. Wer exportieren darf, kann den gesamten Bestand mitnehmen. Dieses Recht sollte bewusst vergeben und protokolliert werden.

Ausgeschiedene Mitarbeitende. Der Zugang muss am letzten Arbeitstag gesperrt werden – nicht wenn es jemandem auffällt. Deren Datensätze müssen gleichzeitig jemand anderem zugeordnet werden, sonst sind sie unsichtbar.

Datenschutz

Ein abgestuftes Rechtekonzept ist keine Kür, sondern Teil der technischen und organisatorischen Massnahmen nach Art. 32 DSGVO. „Alle sehen alles" ist im Prüfungsfall schwer zu begründen.

Praktischer Rat

Beginnen Sie eng und öffnen Sie bei Bedarf. Der umgekehrte Weg – erst alles freigeben und später einschränken – erzeugt Widerstand, weil Menschen etwas verlieren, das sie schon hatten.